LIBROS MERCANTILES o SOCIETARIOS, obligados, plazos

Contabilidad, Diccionario Emprendedor

Los libros mercantiles o societarios son libros de registro de las modificaciones y variaciones que se producen dentro de una sociedad mercantil y deben ser registrados en el Registro Mercantil.

¿Qué son los libros mercantiles o societarios?

Los libros mercantiles son los que registran los acuerdos, votaciones, previsiones, juntas generales de socios que tienen lugar durante el ejercicio fiscal. También se recogen los cambios en las acciones y el registro de socios.

Los libros mercantiles obligatorios son

  • Libro de Actas
  • Libro de socios
    • El Libro de registro de acciones nominativas
    • Libro de registro de socios
    • Libro de registro de la sociedad

 

¿Quiénes están obligados a llevarlos?

Los obligados a llevar libros societarios o mercantiles son

  • Sociedades Mercantiles, personas jurídicas y otras entidades, tienen obligación de legalizar los libros mercantiles y de depositar los en el Registro Mercantil correspondiente.
  • Actividades no mercantiles, aunque deben llevar la contabilidad, no tendrán obligación de legalizar libros contables ni mercantiles.
  • Autónomos, no están obligados a llevar libros mercantiles o societarios

Así pues, están obligados a llevar y registrar en el Registro mercantil los libros societarios las sociedades mercantiles.

 

¿Se deben registrar los libros mercantiles o societarios?

Es obligatorio legalizar los libros contables y societarios para las sociedades mercantiles según lo recoge el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil.

Cuando hablamos de legalizar, hablamos de registrar estos libros en el Registro mercantil de la provincia correspondiente, según el domicilio social de la mercantil.

En este proceso el registrador otorga validez a la originalidad de los libros impidiendo así posibles modificaciones posteriores.

La legalización de los libros cambió con la entrada en vigor de la Ley 14/2013 de apoyo a los emprendedores que marcó la obligatoriedad del registro en formato electrónico, abandonando el formato papel a partir del 2014.

La presentación y legalización de los libros desde ese año, el 2014, ya se realizaban de manera telemática en la plataforma https://www.registradores.org con el programa Legalia 2014, que genera el formato digital de los libros para poder ser presentados.

 

Libro de Actas

En el artículo 26 del Código de Comercio se recoge la obligación de registrar en el Libro de Actas los acuerdos alcanzados en las Juntas Generales de Socios y en los Consejos de Administración.

Estas actas deben contar, al menos, con los siguientes datos

  • Fecha y lugar
  • Modo de convocatoria
  • Número de socios y capital que aporta cada uno
  • Puntos del día
  • Asuntos tratados
  • Acuerdos alcanzados
  • Votación
  • Aprobación del acta

Es importante saber que debemos elaborar un acta de la Junta General de Socios aunque la sociedad tenga un único socio.

 

 

Libro de Socios

En estos libros se recoge la identidad de los socios propietarios de participaciones así como su transferencia y evolución en la mercantil.

Libro de socios de acciones nominativas

Este libro, también conocido como el Libro de Socios, refleja la titularidad de las acciones y cualquier operación que se realice con las mismas.

Este libro incluirá

  • La titularidad de las participaciones,
  • La titularidad origen
  • Transmisión de las participaciones
  • Derechos sobre las participaciones

Si la sociedad tiene un único socio esto deberá estar reflejado en el Libro de Actas.

 

Libro de socios de registro de socios

Este libro, propio de las sociedades limitadas, registra todos y cada uno de los socios que han pasado por la sociedad, con registro cronológico e identificación de la identidad y participación en la misma.

 

Libro de registro de la sociedad

Este libro refleja los acuerdos alcanzados por el socio único con la Sociedad Limitada Unipersonal.

 

Plazos de registro

El plazo de registro de los libros mercantiles es de cuatro meses después del cierre del ejercicio, habitualmente hablamos del 30 de abril.

El libro de Actas debe realizarse todos los años con las transcripciones de las actas de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, como mínimo una al año de la Junta General ordinaria de Socios para la aprobación de las cuentas anuales.

El libro de Registro de Socios o el Libro de Registro de Acciones son obligatorios en los ejercicios en el que haya habido cambios en los mismos.

Aunque la no legalización de los libros no conlleva sanción, debemos recordar que es una obligación mercantil que se debe cumplir

 

 

Vídeo ¿Qué son los libros societarios o mercantiles?

¿Qué son los LIBROS MERCANTILES o SOCIETARIOS?, todo en este video

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