Cómo hacer una factura

Escuela de emprendedores

Una factura es un documento que justifica la prestación de servicios o la venta de productos dentro de una actividad.

Si realizas una actividad económica, ya sea como empresario o profesional, estás obligado a emitir facturas. Obligado tanto cuando el destinatario sea un empresario o profesional como cuando tu cliente te lo exija.

En esta entrada hablaremos sobre cómo se debe hacer una factura y qué elementos debe tener para que sea considerada como válida.

El número de factura y en su caso, su serie

Es necesario darle un número a cada una de nuestras facturas. Estos números deben ser correlativos y pueden existir diferentes series separadas.

Es importante que no haya ningún salto entre un número de factura y otro.

La fecha de emisión de la factura

Es necesario darle una fecha válida a nuestro documento, que será la del momento en el que se realice la operación.

Es importante que nuestra fecha de emisión sea correlativa al número de factura. Es decir, no se puede tener una factura de número 003 con una fecha posterior a la de la factura número 004.

Los datos tanto del emisor como del cliente

En una factura es necesario que aparezcan los datos de ambas partes.

Los nombres y apellidos en el caso de autónomo, o las razones sociales si somos sociedades. En este caso es importante añadir las siglas correspondientes: SLU (sociedad limitada unipersonal), SL (sociedad limitada), SA (sociedad anónima), etc.

También los números de identificación fiscal, NIF o CIF según el caso, y el domicilio social completo, todo de ambas partes. También se puede añadir un teléfono de contacto o un email.

El concepto

Es la descripción de la factura tiene que aparecer el concepto de la misma. Esto es el producto o servicio que estamos prestando a la otra parte, con todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, la cuantía de la factura sin impuestos, la cantidad, el precio unitario (sin impuestos) y cualquier descuento o rebaja no incluido en éste.

El IVA y las retenciones en el IRPF

Si hay más de un tipo impositivo de IVA debemos desglosar las bases imponibles por los diferentes tipos, así como las retenciones, si ha lugar, en el IRPF.

La cuota tributaria

Deberá consignarse por separado.

El importe total a pagar

Este importe será la suma de la base imponible, es decir, el precio del producto ofrecido antes de impuestos, los impuestos y las retenciones. El sumatorio de estas tres cantidades da una cifra final la cual es el importe total a pagar de la factura. 

Los datos registrales

Es interesante añadir los datos registrales de nuestra sociedad, que servirán para identificarnos de una forma mucho más precisa. 

Si somos autónomos rellenaremos nuestros datos; nuestro nombre, DNI y dirección. En cambio, si somos una Sociedad Limitada, especificaremos datos como el protocolo o la hoja 

Otros

También podremos añadir otros datos de nuestra elección como la fecha de vencimiento o el método de pago, si es al contado o mediante transferencia.

Consideraciones finales

Recuerda que deberás conservar copia de las facturas que emitas al menos durante cuatro ejercicios, por si tienes una inspección o una revisión desde Hacienda. También tienes obligación de conservar las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Ejemplo de factura

Para diseñar una factura no necesitamos una aplicación especial de facturación, ya que las podemos diseñar en un procesador de texto o en una hoja de cálculo.

Aquí os dejamos un ejemplo de diseño de una factura con todo lo que es necesario consignar.

Ejemplo de factura

 

Vídeo

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