¿Qué es un PRESUPUESTO?, requisitos, tipos, ventajas

Miles de presupuestos son generados a diario, no en vano, en muchas actividades, es imprescindible realizarlos si queremos conseguir que nos contraten o nos compren.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es una oferta comercial en la que se enumeran y detallan los productos y servicios que un profesional o empresa pueden ofrecer para resolver una necesidad determinada.

El formato puede ser igual al de una factura, pero deberá indicar se se trata de un presupuesto.

No es un documento que se utilice en contabilidad con lo que no hay obligación de mantener una numeración correlativa o almacenar los mismos durante un periodo determinado, aunque si es recomendable.

¿Qué debe incluir un presupuesto?

Recordemos que los presupuestos son documentos comerciales, donde buscamos informar al cliente de los productos y servicios que podemos ofrecerles, sus características, sus precio, las condiciones generales..

Es importante entender que este documento, además de la primera impresión para muchos clientes, será la documentación sobre la que el cliente compare y finalmente decida la contratación o compra de nuestros servicios o productos.

Al no ser un documento formal podrás hacer los presupuestos como quieras, incluyendo o excluyendo los datos que consideres oportunos, pero aquí van los datos que te recomendamos estén en cualquier presupuesto.

• Los datos de tu empresa y los datos del cliente
• Fecha de emisión
• Descripción de cada producto o servicios que vayas a ofrecer
• Impuestos y retenciones que se apliquen (IVA, IRPF, etc..)
• Validez del presupuesto
• Condiciones de generales, (de pago, de responsabilidad, etc..)
• Precios neto y bruto
• Importe total del presupuesto

¿Cómo hacer un presupuesto?

Existe diferentes formatos de presupuesto, normalmente en función de la complejidad del producto o servicio que vamos a ofrecer.

Es habitual encontrar presupuestos estilo “argumentario” donde se recorren diferentes informaciones que se entiende pueden ser importantes a la hora de tomar una decisión de compra o contratación.

En estos presupuestos se hace hincapié en el argumentario de venta y suelen terminar con un resumen económico más parecido a los presupuestos estilo factura.

En otros casos, con un presupuesto tipo “factura”, con la enumeración de los productos y servicios, el coste por unidad, las unidades necesarias y una breve descripción es suficiente para cumplir con su función.

Este tipo de presupuestos suelen realizarse en plantillas muy similares a las facturas, eso sí, indicando claramente que se trata de un presupuesto y no de una factura.

En plataformas de facturación como Facturalia, este tipo de presupuestos, una vez aceptados por el cliente se pueden transformar automáticamente en una factura.

Así pues, lo principal que debemos tener en cuenta para hacer un presupuesto es que cumpla con su objetivo, un objetivo comercial, conseguir que un cliente se decida por nuestra propuesta y compre o contrate nuestros productos o servicios.

Tipos de presupuestos

Los presupuestos los podemos clasificar por su formato, pero también por la información que contienen.

Formatos de presupuesto

Existen infinidad de formatos, de hecho, al no ser un documento oficial, podemos utilizar el formato que más nos interese para realizar nuestros presupuestos.

• Formato “Argumentario”.- se suele utilizar para la venta de productos o servicios con una diferenciación o complejidad importante. El documento recoge los diferentes argumentos de venta y suele terminar con un resumen económico.
• Formato “Factura”.- Ofrece información básica de los productos y servicios que ofrecemos, fundamentalmente una breve descripción, el precio por unidad y las unidades necesarias. De manera resumida también suelen incluir las condiciones generales de contratación.

Abiertos o cerrados

En muchas ocasiones el presupuesto es la primera aproximación del cliente potencial a nuestra oferta y todavía no están bien definidas o cerradas las necesidades a satisfacer.

• Presupuesto Abierto, hablamos de un presupuesto sin totalizar, más bien de una lista de precios filtrada por esas primeras necesidades que expone el posible cliente. No suelen contener información del gasto total.
• Presupuesto Cerrado, además de la información de cada producto o servicio se ofrece información totalizada de la posible compra de productos o servicios. Un presupuesto cerrado no limita la capacidad del cliente para, finalmente hacer una compara u otra.

Diferencia entre presupuesto y factura proforma

Hablamos de dos tipos de documentos muy parecidos, en ambos casos haremos una promesa comercial, ofreceremos unos productos y/o servicios y fijaremos unas condiciones que, una vez aceptado el presupuesto o la factura proforma, deberemos cumplir.

En ambos casos NO son documento obligatorios o reglados, depende de cada empresario ofrecerlos o no y marcar su formato y características.

Pero, si existen algunas diferencias entre un presupuesto y una factura Proforma.

• El presupuesto puede tener diferentes formatos, la factura Proforma debe respetar el formato “factura”.
• Suelen suceder en diferentes momentos de la compra, el presupuesto suele ser el documento inicial, que según se va avanzando en el proceso comercial puede dar paso a una factura proforma y finalmente en una factura.
• El presupuesto puede ser abierto o cerrado, mientras que la factura proforma contiene información cerrada, más parecida a una factura definitiva.
• La factura proforma se utiliza en comercio internacional para declarar mercancía en aduanas y como justificante del destino de fondos en operaciones de financiación.

Diferencia entre presupuesto y albarán

Son dos documentos muy diferentes, comparte su naturaleza no obligatoria y formal pero con diferencias importantes

• El albarán se presenta en el momento de la entrega de los productos comprados o en el momento de la prestación de los servicios contratados, el presupuesto se realiza antes de que se produzca la decisión de compra.
• El objetivo es diferente, el presupuesto tiene un objetivo comercial y el albarán de prueba documental de entrega.
• El albarán tiene una gran fuerza para justificar la emisión de una factura que no tiene un presupuesto.
• El albarán, en muchos casos, solo ofrece información de productos y cantidades, sin traducción monetaria.

Ventajas y desventajas de usar presupuestos

La utilización de presupuestos en el proceso de venta tiene ventajas e inconvenientes, siendo más o menos interesante en función de la actividad económica que realicemos.

Ventajas de usar Presupuestos

• Información comercial, en muchos casos nos permite ofrecer información comercial importante de nuestro productos o servicios.
• Imagen marca, para clientes que nos conocen puede ser la única referencia que tenga de nuestra marca a la hora de tomar una decisión de compra.
• Seguimiento comercial, los presupuestos, como documento básico de la oferta que hemos realizado, nos permite implementar sistemas de seguimiento, control e incluso prospección de los resultados de nuestro negocio.
• Gestión y administración, los presupuesto bien organizados con numeración y fecha, pueden simplificar los procesos de venta una vez se realicen, por ejemplo la transformación de los mismos en facturas.

Inconvenientes de los presupuestos

• Mayor carga administrativa, en muchas ocasiones, si los sistemas no están suficientemente automatizados, pueden aumentar de manera significativa la carga de trabajo comercial y administrativa.
• Compromisos comerciales, el presupuesto, aunque no es un documento oficial, si genera una promesa de condiciones para el cliente. Es importante fijar una fecha de validez y las excepciones habituales para no cumplir con lo presupuestado.

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