¿Qué es el OUTSOURCING o Externalización?, tipos, ventajas

El outsourcing se está convirtiendo en una estrategia fundamental para millones de negocios en el mundo. La competencia, las posibilidades de llegar a nuevos mercados y la necesidad de adaptación constante han hecho para muchos modelos de negocio imprescindible delegar determinadas tareas o procesos concreto para poder centrarse en las actividades fundamentales, llega el OUTSOURCING o externalización.

¿Qué es el outsourcing?

El outsourcing o externalización es la estrategia por la cual las organizaciones emprenden un proceso de mejora continua identificando las actividades o tareas de su proceso de negocio que podría optimizarse con la intervención de terceros especializados a los que subcontratar dicha tarea o actividad.

Ciertas tareas o actividades, normalmente no principales, son delegadas en terceros especializados para conseguir aumentar la producción, contar con nuevas y mejores tecnologías y/o abaratar costes dentro del modelo de negocio.

¿Para qué sirve el outsourcing?

El outsourcing o externalización, bien aplicados pueden tener grandes beneficios dentro de las organizaciones y tienen una gran utilidad en los siguientes casos.

• Nuevo negocio o nuevo modelo de negocio, en muchos casos al ir a poner un nuevo negocio o implementar un nuevo modelo en un negocio ya en funcionamiento, requeriremos ampliar nuestra estructura, hablamos de personal, pero también de recursos materiales. El outsourcing nos permite apoyarnos en la inversión ya realizada por un tercero para poner en marcha y testar un modelo sin grandes inversiones.
• Procesos de mejora continua, fundamentales en entornos competitivos y cambiantes, nos ayudará a poder optimizar tareas y procesos para mejorar la productividad y rentabilidad de nuestro modelo de negocio.
• Adaptación al mercado, poder adaptarnos rápidamente a los cambios del mercado nos dará una importante ventaja competitiva. El outsourcing o externalización nos permitirá acceder en cada momento al mejor servicio y tecnología sin necesidad de amortizar inversiones.
• Escalabilidad y crecimiento, los mayores frenos para el crecimiento los producen las estructuras de la empresa y su capacidad para crecer y decrecer rápidamente, con la externalización bien aplicada, no tendremos límite en nuestra capacidad de entregar nuestro producto o servicio y atender nuevas y mayores demandas.

Tipos de outsourcing

Existen diferentes tipos de outsourcing según el objetivo y la relación entre las partes implicada.

Outsourcing o Externalización por objetivo

• Táctico, se externaliza una tarea concreta y normalmente no esencial, suele estar motivada por la reducción de costes.
• Estratégico, la externalización suele ser sobre tareas importantes o diferenciales dentro del modelo de negocio y busca una relación estable y confiable en el medio y largo plazo.

Outsourcing por tipo de relación

• Off-shoring.- hablamos de deslocalización de las tareas, normalmente en países o zonas con menores costes.
• In-house.- servicios de outsourcing que se ofrecerán dentro de la organización que contrata los servicios de externalización.
• Off-site.- los servicios se prestan en las instalaciones de la empresa que los presta.
• Co-sourcing.- Ambas partes se responsabilizan y asumen los riesgos de la prestación de los servicios.

Fases del proceso de Outsourcing

Para llevar a cabo un proceso de externalización o outsourcing de manera correcta debemos respetar las siguientes etapas.

• Análisis de tareas, deberemos estudiar las tareas y actividades de nuestro modelo de negocio que serían susceptibles de externalización, bien para mejora de costes, para diferenciación del producto o servicio, para incluir nueva tecnología, para reducir el riesgo….
• Selección de actividades, deberemos elegir que actividades o tareas vamos a externalizar.
• Análisis de mercado, buscamos las diferentes opciones en el mercado que mejor encajen en nuestros objetivos.
• Acuerdo y contratación, plasmaremos en un contrato las obligaciones, especificaciones y niveles de calidad y lo firmaremos con la empresa elegida.
• Puesta en marcha, proceso de adaptación de la tarea o actividad subcontratada con los procesos de la organización.
• Control y seguimiento, fase que se repetirá de manera cíclica para garantizar que el servicio o producto entregado es siempre el deseado por nuestra organización.

Ventajas

El outsourcing, para muchas organizaciones y proyectos de emprendimiento ofrece importantes ventajas

• Reducción de costes, esta estrategia nos permitirá ahorrar al no tener que realizar inversiones en nuevas infraestructuras, tecnología o personal.
• Conversión de costes fijos en variables, al externalizar el servicio pasamos a un pago por resultado, pago por servicio, un coste variable que sustituye los costes fijos que supone invertir en las nuevas estructuras necesarias.
• Mejora de la oferta, con la entrada de un tercero especializado en la tarea o actividad podemos generar una mejora e incluso una diferencia competitiva en nuestra oferta final.
• Foco en las actividades fundamentales, el outsourcing de tareas secundarias nos permitirá centrarnos en las tareas y actividades más importantes de nuestro negocio.
• Nuevas tecnologías, contar siempre con las últimas tecnologías en nuestros procesos es mucho más fácil si eliminamos de la ecuación la inversión y curvas de aprendizaje y puesta en producción.
• Adaptación al mercado y flexibilidad, la estrategia de externalización puede ofrecer ventajas a tu organización en lo que se refiere a capacidad de reacción, adaptación y flexibilidad en nuestra oferta al mercado.
• Reducción del riesgo, externalizamos tareas y actividades especializadas y, al mismo tiempo reducimos el riesgo al compartirlo con un proveedor externo.

Inconvenientes

Esta estrategia también puede tener inconvenientes para nuestra organización.

• Discordancia entre las empresas, la organización a la que trasladamos una tarea o actividad de la nuestra, puede no compartir nuestra cultura empresarial o visión del negocio
• Falta de control directo, estamos sacando una tarea de nuestro modelo de negocio fuera de la organización y en muchos casos perderemos el control del proceso específico, observando sólo el resultado final.
• Aumento de costes, en algunas circunstancias los costes, al externalizar una parte de nuestro modelo, puede generar un aumento de costes que tendremos que poner en relación al objetivo último que busca la organización con estas estrategias.

Video ¿Qué es el Outsourcing o Externalización?

Todo lo que debes saber sobre la externalización o Outsourcing