¿Qué es una factura electrónica?, características, tipos, ventajas

Las facturas electrónicas reducen los gastos derivados de la facturación tradicional, impresión, envío, pero también facilitan la gestión administrativa y contable de las facturas.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico regulada en Real Decreto 1619/2012, con los mismos efectos legales que una factura en papel y es un justificante de una entrega de bienes o de una prestación de servicios.

Hablamos de una alternativa a la factura tradicional, que como esta, está condicionada al consentimiento del destinatario.

Normativa Factura electrónica

La normativa que aplica a todo tipo de facturas es Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación.

Características de toda factura

Todas las facturas, electrónicas o en papel deben cumplir estas tres características:

• Legibilidad.- La factura debe ser legible.
• Autenticidad.- debe garantizar la identidad del emisor y del obligado a su expedición, que pueden ser la misma persona o entidad.
• Integridad.- del contenido de la factura, no ha sido modificada.
• Consentimiento.- que cuente con el consentimiento de la misma por parte del destinatario

Para la factura electrónica la legibilidad la garantiza la aplicación que la expide o recibe, la autenticidad mediante el uso de firma electrónica con certificado válido y la integridad mediante el intercambio de datos EDI y otros controles.

Tipos de factura electrónica

Fundamentalmente existen dos tipos de factura electrónica según su formato:

Facturas en formato estructurado

Facturas que contienen datos y pueden ser generadas y tramitadas automáticamente por las plataformas de facturación del emisor y ser recibidas y procesadas de la misma manera automática por el receptor.

Las más habituales utilizan lenguaje XML.

Facturas en formato no estructurado

Fundamentalmente hablamos de una imagen, que, aunque con la tecnología actual podrías ser transformada en datos, por ejemplo con un OCR, requiere intervención y transformación para su procesamiento.

Las más habituales escaneos de facturas y archivos PDF.

Como expedir facturas electrónicas

Para trabajar con las facturas electrónica debemos conseguir el consentimiento del posible destinatario para facturarle electrónicamente.

Para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica usaremos la firma electrónica en sus dos variantes:

• Firma electrónica avanzada con certificado electrónico reconocido.
• Con firma electrónica avanzada y certificado digital pero además, creada mediante dispositivo seguro, firma electrónica reconocida.

Tres sistemas para expedir facturas electrónicas:

• Aplicación informática para generar facturas electrónicas
• Con un intermediario, prestador de servicios de facturación electrónica.
• Creadas por el destinatario de la factura electrónica (autofacturación)

Ventajas de la factura electrónica

Las facturas electrónicas tienen importantes ventajas

• Reduce los ciclos del proceso de facturación y cobro.
• Contribuye a la reducción de errores humanos
• Reduce costes adicionales, como impresión y envío postal
• Facilita el acceso y gestión de las facturas almacenadas.
• Reduce espacio de almacenamiento
• Facilita la lucha contra el fraude
• Facilita el procesamiento automático de la información de las facturas.
• Ayuda a la digitalización de las empresa y negocios.

Inconvenientes factura electrónica

• Poca penetración, todavía su adopción en PYMES es muy reducido.
• Desconocimiento y falta de herramientas para el ciudadano.
• Desigual implantación en las administraciones públicas.
• La interoperabilidad del sistema de facturación electrónica, dentro y fuera de España.

Video ¿Qué es una Factura Electrónica?

En este video de menos de 10min tienes toda la información sobre las facturas electrónicas, los tipos, características, ventajas e inconvenientes