CUENTAS ANUALES, composición, obligados, plazos

Seguro que has oído hablar de las Cuentas Anuales que deben presentar las sociedades mercantiles, pero ¿sabes que documentos integran estas cuentas?, ¿Qué plazo de presentación hay?, ¿Quién está obligado a su presentación?

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son los documentos que reflejan la imagen fiel del patrimonio de una sociedad mercantil, su posición financiera y los beneficios o perdidas del ejercicio correspondiente.

La legislación vigente obliga a los administradores de las sociedades a presentar las cuentas en el Registro Mercantil, donde serán registradas y publicadas, haciendo pública así la información y situación de económica y financiera de la compañía.

Así, una vez cada 12 meses se deben formular, aprobar y registrar las cuentas anuales de las empresas reflejando de manera clara la masa patrimonial y, con una redacción adecuada, reflejar la situación y trayectoria del negocio.

Que documentos forman las cuentas anuales

Las cuentas anuales están formadas por cinco documentos básicos

El balance

Documento contable que refleja la imagen fiel de la compañía en un momento determinado. Activo, pasivo y patrimonio Neto.

Cuenta de pérdidas y ganancias

Recopilación de ingresos y gastos del negocio en el ejercicio fiscal, pudiendo determinar su resultado, beneficios o perdidas.

Estado del cambio del patrimonio neto

Informe contable que nos muestra las variaciones de las diferentes masas patrimoniales de la compañía en un periodo determinado.

Estado de flujos de efectivo

Refleja la liquidez de la empresa y ayuda a determinar su viabilidad en el corto plazo y la capacidad de la compañía para pagar las cuentas y gastos inmediatos. Solo para las empresas con balance abreviado.

Memoria

Se recogen los resultados y logros conseguidos y se complementa el balance y la cuenta de resultados con datos adicionales que ayuden a su interpretación.

Tipos de cuentas anuales

Existen tres tipos de cuentas anuales en función de las características de las empresas obligadas a su presentación.

• Formato Normal, grandes empresas que por su tamaño no pueden presentar el formato abreviado.
• Formato abreviado, las cuentas anuales abreviadas tienen un formato más simple.

Podrán acogerse a este formato abreviado para el balance, la memoria y el estado de cambios patrimoniales, las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan como mínimo dos de las tres condiciones

• Activo no supere 4 millones de euros.
• Cifra anual de negocio no supere los 8 millones de euros.
• Número medio de trabajadores no sea superior a 50.

Para el formato abreviado de cuenta de pérdidas y ganancias cuando durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de las siguientes condiciones

• Activo no supere los 11 millones cuatrocientos mil euros.
• Cifra anual de negocio no supere 22 millones ochocientos mil euros.
• Número medio de trabajadores no supere los 250.

Las empresas que pueden presentar las cuenta abreviadas están eximidos de presentar el estado de flujo de efectivo.

• Formato Pyme, para las empresas de menor volumen que han optado por el Plan General Contable para PYMEs.

Obligados a presentar cuentas anuales

Las cuentas anuales son obligatorias para las sociedades mercantiles, sociedades anónimas, limitadas, de garantía recíproca, etc..

Sin embargo, el código de Comercio libera de esta obligación a ciertos empresarios individuales.

Art. 365. Obligaciones de presentación de las cuentas anuales.

“1. Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentarán éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación.”

Proceso de presentación de las cuentas anuales

El proceso de presentación de cuentas anuales está dividido fundamentalmente en tres fases que comienzan con la formulación de las mismas

Formulación de las Cuentas anuales

Las cuentas se deben formular en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio por parte de los administradores de la sociedad.

También se debe preparar el informe de gestión y la propuesta de aplicación de resultados.

Aprobación de las Cuentas anuales

Una vez formuladas deberán ser presentadas a la Junta General de socios para su aprobación.

Los socios podrán solicitar la documentación correspondiente a las cuentas a aprobar, así como la información que estimen oportuna.

Registro y publicidad de las cuentas anuales

En el mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad deberán registrar las cuentas en el Registro Mercantil correspondiente.

Cualquier persona tendrá acceso al registro mercantil y a los documentos que allí hemos depositado.

Plazos cuentas anuales

El plazo máximo para la presentación de las cuentas anuales es un mes después de su aprobación en la Junta General de Socios, y como fecha tope el 30 de julio del año siguiente al ejercicio en cuestión.

El registro realiza un asiento de presentación, una calificación un asiento de depósito. En un plazo de 15 días el registro calificará

• Qué están los documentos exigidos por Ley.
• Aprobación de las cuentas por la Junta General.
• Firmadas por todos los obligados.
• Formato de presentación sea correcto.

Si todo es correcto se recogerá en el Libros de depósito de cuentas, si no, el registro informará del motivo de rechazo y dará dos meses para la subsanación.

Sanciones por no presentar cuentas anuales

No presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil puede iniciar un expediente sancionador recogido en el artículo 221 de la Ley de Sociedades, facultando a la administración a perseguir el no cumplimiento de esta obligación.

Pero además, la falta de presentación de las cuenta provoca el cierre de asientos de la empresa, imposibilitando cualquier otro registro necesario, como ampliaciones de capital, cambio de administradores, modificación de estatutos, etc..

Las sanciones parten de los 1.200€ y pueden llegar hasta los 60.000€ según recoge la Ley de Sociedades de Capital.

Vídeo ¿Qué son las CUENTAS ANUALES?

¿Qué son las CUENTAS ANUALES?, todo en este video